会社のメールアドレスをいろいろ使うのはやめたほうがいい
実話です。
結論から言うと、転職の時に困るのでやめたほうがいいという話です。
経緯
私用で使うのはネットリテラシーが高い皆さんであれば当然だと思います。資格取得の際にアカウント作成が必要だったのでそれに伴って使っていました。
普通の資格取得であれば、個人アドレスを使うのですが、業務命令上の資格だったので会社のメールアドレスでアカウント作成をしていました。資格取得を報告する際に、当然合格証の提出も必要になるため、会社のアドレスでやっとけば便利じゃんと思ってこのようにしていました。
IT系のベンダー資格だとよくありがちなのですが、合格証の送付は希望者のみで各アカウントの個人ページから合格証のPDFをダウンロードするという形式が多いです。
対象の資格を取得したのは社会人1年目だったので転職のことなんて一切考えていません。それから時は流れて5年ほどたっていろいろあったので退職しました。
転職にあたって履歴書を書いていて、あの資格使えるじゃんと思って合格証を探すも家にありません。これは個人アカウントからログインして、合格証をダウンロードしなくてはと思って、ログインしようとしました。
IDとパスワードがわかんねぇ…。IDはメールアドレスだから思い当たるメールアドレスにパスワード再設定のメールを送信させましたが、どれにも届いていない…。これは会社のメールアドレスで登録してしまっている、そして退職済みのためメールアドレスは削除されている…完全に詰んでしまいました。
職務経歴書の自己PRの部分にも関連する資格だったので、どうしても書きたかったですが、証書がなければ証明することができないので泣く泣く別の資格を記入しました。なんとか面接で説明できればいいですが、逆に悪い印象になりそうなのでどうしたものかという感じです。
ちなみにとった資格はOracleBronzeというデータベース系の資格です。最下級の資格なので取りなおすことは容易だと思いますが、受験料がくそ高いのが難点です。まあ当時と資格の条件も変わっているので、どっちにしろ取り直さなかったと思って割り切ることにします。同じものをとるくらいなら次は上位資格のほうに挑戦したいです。(でも今どきはクラウドが主流だから、AWS系のほうが価値が高いんだろうなぁと思ったり思わなかったり)
結論
ITリテラシーやセキュリティの面を考慮しても、用途はできるだけひとつに絞るのが大切だと思った事件でした。仕事用のメールは本当に仕事だけ、資格関連は資格だけとできるだけ少ない用途で分けるのがわかりやすさにもつながります。あとはなんだかんだ言って電子データだけでなく、実物として残すことも大事だと思いました。現物の提出を求められるケースもあるので、データ紛失時のバックアップとしても残しておくことが大事です。資格関連はお金だけでなく時間もかかるり、そのあたりの頑張りが証明できないのは損失が大きいので日ごろから使うときにすぐ引っ張り出せるように整理しておくことも重要ですね。
定期的なログインも欠かせないです。今回の例であるOracleの資格は3年ほど前にアカウントの仕組みが変わって新しいアカウントに移行する手続きが必要になっていました。定期的にログインすると、お知らせにも気づくことができるので、半年に一回は確認や整理のためのログインを心がけていこうと思いました。